GDPR zásady zpracování osobních údajů

GDPR – zásady zpracování osobních údajů

 

FARMA BRATČICE, příspěvková organizace (dále jen FARMA) v souvislosti s účinností nařízení Evropského Parlamentu a Rady EU č. 2016/679 -  nařízení o ochraně osobních údajů přijala tyto zásady zpracování osobních údajů.

Jejich cílem poskytnout všem fyzickým osobám, o nichž zpracováváme jejich osobní údaje, jasný a přehledný výčet jejich osobních údajů, které zpracováváme, informace za jakým účelem tak činíme, na základě jakých právních přivolení a po jakou dobu tyto osobní údaje zpracováváme, komu a proč je předáváme, a zejména poskytnout těmto fyzickým osobám přehledný výčet jejich práv a postupů, jak tyto práva mohou vůči nám uplatnit.

 

 

1. Čí osobní údaje zpracováváme?

 

V souvislosti s naším hlavním cílem činnosti, jímž je udržitelné hospodaření na svěřených pozemcích, péče o krajinu a ekologická a udržitelná výroba rostlinných produktů a medu, zpracováváme osobní údaje těchto skupin fyzických osob:

1. členů našich statutárních a kontrolních orgánů;
2. našich smluvních partnerů, kteří nám poskytují své služby či dodávají své výrobky;
3. našich zaměstnanců a jejich rodinných příslušníků a uchazečů o zaměstnání;
4. účastníků veřejných zakázek;
5. zájemců o FARMU a účastnící našich akcí, kterými jsou osoby, které s námi komunikovaly prostřednictvím e-mailu, webových stránek, sociálních sítí či se účastnily našich akcí.

 

Osobní údaje shora uvedených fyzických osob (jinak také subjektů údajů dle GDPR) zpracováváme jako správce osobních údajů, neboť si sami volíme účely a prostředky zpracování a odpovídáme za to, že toto zpracování je v souladu se zásadami GDPR.

 

 

 

2. Kategorie osobních údajů, které zpracováváme

Po jakou dobu si zpracované osobní údaje ponecháme

 

Osobním údaje jsou veškeré informace, jež se vztahují k určité fyzické osobě a na jejich základě je možno ji identifikovat.

 

 

2. A Členové našich statutárních a kontrolních orgánů

O výše uvedených fyzických osobách zpracováváme osobní údaje v tomto rozsahu:

1. údaje, které jsou nezbytné pro identifikaci (zejména jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště či místa podnikání, datum narození, rodné číslo, podpis);
2. kontaktní osobní údaje (zejména telefonní spojení, e-mailovou adresu);
3. další osobní údaje vztahující se k rozhodování orgánů FARMY (účast na jednání, hlasování, výsledky hlasování, podněty, připomínky, návrhy);
4. údaje o vyplacených odměnách za činnost pro FARMU, pokud je odměna vyplácena;
5. údaje o kvalifikačních předpokladech a splnění právními předpisy požadovaných skutečností.

 

Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu 15 kalendářních let následujících po roce, v němž zaniklo fyzické osobě členství v daném orgánu. V případě probíhajícího soudního či správního řízení, jež se vztahuje k určitému členovi orgánu, jsou jeho osobní údaje zpracovávány vždy do pravomocného ukončení příslušného řízení.

V souladu s ust. z.č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě jsou významné dokumenty FARMY obsahující osobní údaje členů jeho orgánů ukládány do příslušného státního archivu a jsou také uloženy do archivu FARMY.

 

 

 

2. B Smluvní partneři

O našich smluvních partnerech zpracováváme tyto osobní údaje:

1. osobní údaje, které jsou nezbytné pro uzavření smluv či pro přípravu návrhů smluv, zejména jméno, příjmení, obchodní název, adresa trvalého bydliště, místo podnikání, IČ, DIČ, číslo bankovního účtu, podpis;
2. osobní údaje umožňující kontakt, tj. telefonní číslo, e-mailová adresa, číslo datové schránky, odpovědná osoba;
3. osobní údaje, které jsou obsaženy ve veřejně přístupných rejstřících, seznamech či evidencích (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík atd.);
4. osobní údaje, které FARMA shromáždila či shromáždí za trvání smluvního vztahu (uskutečněné zakázky, výše plateb, platební historie atd.).

 

Osobní údaje našich smluvních partnerů zpracováváme po dobu 15 kalendářních let následujících po roce, v němž došlo k trvalému ukončení smluvních vztahů. V případě probíhajícího soudního či správního řízení uchováváme osobní údaje vždy do pravomocného ukončení příslušného řízení.

 

 

 

2. C Zaměstnanci, jejich rodinní příslušníci a uchazeči o zaměstnání

Jako zaměstnavatel zpracováváme tyto osobní údaje zaměstnance:

1. osobní údaje, které jsou nezbytné pro uzavření pracovní smlouvy, dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti v tomto rozsahu, zejména jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, č. bankovního účtu, podpis, fotografie, životopis, reference předchozího zaměstnavatele, doklad o vzdělání;
2. osobní údaje umožňující kontakt se zaměstnancem v rozsahu: telefonní číslo, e-mailová adresa, ID datové schránky;
3. mzdové informace, zejména číslo bankovního účtu, výše mzdy a informace rozhodné pro její výpočet, odměny, cestovní a jiné náhrady, srážky ze mzdy (včetně informací o exekuci a insolvenci). 
4. daňové informace, zejména informace a  dokumenty prokazující nárok na odečet nezdanitelné části základu daně, slevy na dani a nároku na daňové zvýhodnění, tedy například informace o rodinném stavu;
5. údaje související s výkonem práce, tj. docházka a přítomnost v práci, čerpání dovolené a náhradního volna, údaje o plnění pracovních povinností a jejich evaluace, informace  a dokumenty o vzdělání a absolvovaných školeních, benefity, evidence případných  porušení pracovních povinností, informace  a doklady (potvrzení) o způsobilosti k výkonu práce;
6. informace o zdravotním stavu v rozsahu nutném pro plnění zákonných povinností zaměstnavatele, kterými se rozumí zejména informace  o pracovních úrazech a nemocech z povolání  a tělesném postižení;
7. údaje nutné pro řádné uplatnění daňových slev pro zaměstnance - zejména vztah k zaměstnanci, doklady o studiu, doklady pro splnění daňových slev zaměstnance;
8. kvalifikační údaje – údaje vztahující se ke splnění předpokladů pro uzavření pracovněprávního vztahu,

 

O rodinných příslušnících  našich zaměstnanců zpracováváme:

1. Základní identifikační údaje, tj.  jméno, příjmení, bydliště, datum narození, rodné číslo;
2. Údaje nutné pro řádné uplatnění daňových slev pro zaměstnance - zejména vztah k zaměstnanci, doklady o studiu, doklady pro splnění daňových slev zaměstnance.

O uchazečích o zaměstnání zpracováváme tyto kategorie osobních údajů

1. Identifikační údaje - zejména jméno, příjmení, titul, datum narození a pohlaví;
2. Kontaktní údaje - kontaktní adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa;
3. Údaje související s výkonem práce - doklady o vzdělání, absolvovaných školeních, předchozí zkušenosti a reference;
4. Údaje o posouzení vhodnosti.

 

 

Osobní údaje zaměstnanců (s níže uvedenými výjimkami) uchováváme pouze po dobu stanovenou právními předpisy upravujícími oblast pracovněprávní, oblast zdravotního a sociálního pojištění,  a to vždy nejméně po dobu trvání pracovního nebo obdobného poměru a po jeho skončení po dobu trvání promlčecí doby (v délce  maximálně 15 let od skončení pracovního nebo  obdobného poměru).

Informace o zdravotním stavu zaměstnanců zpracováváme po dobu maximálně 45 let  od konce účetního období, v němž skončil pracovní nebo obdobný poměr. 

Informace o trestní bezúhonnosti zaměstnanců uchováváme po dobu maximálně 10 let  od skončení pracovního nebo obdobného poměru.

 

Osobní údaje rodinných příslušníků zpracováváme po dobu maximálně 45 let  od konce účetního období, v němž skončil pracovní nebo obdobný poměr.

 

Osobní údaje uchazečů o zaměstnání uchováváme po dobu maximálně 10 let  od skončení výběrového řízení.

 

 

 

2D. Účastníci veřejných zakázek

V postavení zadavatele zpracováváme osobní údaje účastníka řízení o veřejné zakázce v tomto rozsahu:

1. údaje, které jsou nezbytné pro identifikaci účastníka řízení (zejména jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště či místa podnikání, obchodní název, IČO, DIČ, datum narození, podpis);
2. kontaktní osobní údaje (zejména telefonní spojení, e-mailovou adresu, adresu datové schránky);
3. další osobní údaje vztahující se k účastníku řízení získané v průběhu řízení o veřejné zakázce;
4. doklady nezbytné k účasti na veřejné zakázce (kvalifikační doklady, doklady o vzdělání a praxi, reference, bankovní záruky, smlouvy, apod. );

 

Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu 10 kalendářních let následujících po roce, v němž bylo příslušné řízení o veřejné zakázce pravomocně skončeno.

V případě probíhajícího soudního či správního řízení vždy do pravomocného ukončení příslušného řízení.

 

 

 

2 E. Zájemci o činnost FARMY, účastníci našich akcí

U osob, které nás kontaktovali prostřednictvím formuláře na webových stránkách či e-mailem, zpracováváme osobní údaje, které zájemce uvede do webového formuláře či do e-mailu, obvykle jméno, příjmení, bydlištěm, telefon, obsah komunikace.

V případě účastníků našich akcí zpracováváme v souladu s Občanským zákoníkem také fotografie a videozáznamy účastníků akci, organizátorů a účinkujících.

 

Osobní údaje zájemců zpracováváme po dobu 12 měsíců od data, kdy nás zájemce kontaktoval.

Osobní údaje účastníků našich akci zpracováváme nejméně po dobu 5 let od konání této akce, jestliže nám zákon o archivnictví nestanoví v určených případech delší dobu.

V případě probíhajícího soudního či správního řízení vždy do pravomocného ukončení příslušného řízení.

 

 

 

 

3. Jaké jsou účely a právní důvody zpracování osobních údajů

 

Zpracovávané osobní údaje musí FARMA uvést do smluv, musí je znát pro evidenci svých orgánů, jsou součástí zadávací dokumentace veřejné zakázky, atd.

 

Mezi právní důvody zpracování osobních údajů ze strany FARMY patří:

 

1. Zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je fyzická osoba, pro přípravu podkladů nezbytných pro uzavření smlouvy nebo pro přípravu návrhu smlouvy.

 

1. Zpracování nezbytné pro splnění zákonem stanovených povinností FARMY

Účelem zpracování je zejména

• řádně vedení účetnictví;
• plnění daňových povinností;
• péče o svěřený majetek;
• řádně vedení řízení o veřejných zakázkách;
• plnění povinnosti vzniklých z pracovně právních vztahů;
• plnění archivačních povinností.

 

 

 

1. Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů FARMY

Účelem zpracování je zejména

• pro komunikaci s veřejností,
• pro účely propagace a marketingu.

 

 

 

 

4. Jak chráníme osobní údaje?

Kdo jsou naši zpracovatelé?

 

FARMA zpracovává osobní údaje ručně i automaticky, osobní údaje jsou ukládány v listinné podobě i elektronicky.

FARMA zpracovávané osobní údaje chrání před neoprávněným přístupem, jejich zničením, pozměněním, poškozením či odcizením stejně tak i před jejich zneužitím.

FARMA, její zaměstnanci, spolupracující osoby i smluvní partneři, kteří získávají přístup k osobním údajům, jsou povinni dodržovat mlčenlivost o zpracovávaných osobních údajích.

 

FARMA pro některé oblasti své činnosti využívá služeb specializovaných dodavatelů (outsourcing). Pokud tito dodavatelé získávají přístup k osobním údajům zpracovávaných FARMOU, mají postavení zpracovatele osobních údajů.

 

Mezi zpracovatele FARMY patří poskytovatelé

• účetních a právních služeb,
• IT služeb – webhosting, služeb datového úložiště, softwarových aplikací.

Osobní údaje dále předáme státním orgánům (Policie ČR, soudy, Česká národní banka, Finanční arbitr, Česká obchodní inspekce atd.), vždy však v rozsahu jejich zákonného oprávnění.

FARMA získané osobní údaje nepředává třetím osobám či subjektům mimo ČR.

 

 

 

5. Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů z naší strany?

 

1. Právo na přístup ke svým osobním údajům

Máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům za účelem zjištění rozsahu osobních údajů, které o vás zpracováváme. Obdržíte od nás písemně informaci o všech osobních údajích, které o vás zpracováváme, práva ostatních osob však nesmí být dotčena.

 

1. Právo na opravu zpracovávaných osobních údajů

Máte právo požadovat opravu vašich osobních údajů, které o vás zpracováváme. Jakékoliv nepřesné, či neaktuální osobní údaje na základě vašeho podnětu opravíme či doplníme.

 

1. Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo požadovat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů ve vymezených případech, zejména pokud popíráte přesnost svých osobních údajů, uplatnili jste námitku proti zpracování vašich osobních údajů z naší strany či odmítáte jejich výmaz z důvodů ochrany svých právních nároků či nesouhlasíte s jejich výmazem a požaduje namísto toho omezení zpracování svých osobních údajů.

 

1. Právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut)

Máte právo požadovat výmaz zpracovávaných osobních údajů v případech stanovených právními předpisy.

 Za situace, kdy jsme právními předpisy zavázáni vaše osobní údaje po stanovenou dobu zpracovávat, vám po tuto dobu nebudeme moci vyhovět. Jakmile uplyne zákonná doba nebo skončí účel, pro který osobní údaje zpracováváme, vymažeme je nebo provedeme jejich anonymizaci.

 

1. Uplatnit námitku proti zpracování osobních údajů

Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že důvodem zpracování je náš oprávněný zájem. V tomto případě jsme povinni ukončit zpracování vašich osobních údajů, pokud závažné oprávněné důvody pro zpracování z naší strany nepřevažují nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami.

 

 

1. Právo na přenositelnost zpracovávaných osobních údajů

Máte právo na přenositelnost svých osobních údajů v případě, že je zpracování založeno na smlouvě a zpracování je prováděno automatizovaně. Vaše osobní údaje vám předáme v běžném, strojově čitelném formátu nebo je předáme osobě, kterou určíte.

 

1. Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnosti proti zpracování vašich osobních údajů  z naší strany pokud se domníváte, že neplníme své povinnosti vztahující se zpracování vašich osobních údajů, a to dozorovému orgánu, kterým  je

 

Úřad pro ochranu osobních údajů

Pplk. Sochora 27

170 00 Praha 7

www.uoou.cz

 

 

 

 

6. Jak svá výše uvedená práva můžete uplatnit?

Vaše práva vztahující ke zpracování osobních údajů můžete vůči nám uplatnit pouze písemně

1. v listinné formě zasláním na adresu našeho sídla,
2. osobním doručením písemné žádosti do naší provozní kanceláře,
3. zasláním z vaší datové schránky.

 

Proto, abychom Vaše osobní údaje nepředali třetí osobě, či s nimi neuskutečnili jinou nezákonnou operaci, je nezbytné, aby byl Váš podpis na listině obsahující uplatnění práv úředně ověřen (neplatí pro podání prostřednictvím datové schránky). Na základě žádosti podané některým ze shora uvedených postupů, vaši žádost zaevidujeme a do 30 dnů od doručení vás budeme písemně na udanou adresu informovat o tom, jaká opatření jsme přijali.

 

Dovolujeme si vás upozornit, že zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené žádosti subjektů práv jsme oprávnění odmítnout či za jejich vyřízení uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s vyřízení této žádosti.

 

 

 

 

Tyto Zásady zpracování osobních údajů FARMY BRATČICE, příspěvkové organizace jsou platné od 21. 5. 2024